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贵州省南充商会档案资料管理规定
来源: 贵州南充商会     发布时间:2015-09-06    点击次数: 1066


       为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性,如实记录、充分反映各项工作的开展,特制定本规定。

       一、档案资料的范畴

      (一)财务资料:会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证、收支凭证;

      (二)会员资料:会员提供的入会申请表(登记表)、身份证复印件、企业工商营业执照副本复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等;

      (三)会议资料:提交会议(会员大会、理事会、会长会、会长碰头会)等研究的提案,以及会议议程、会议决议、会议纪要等;

      (四)文件资料:商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件,党委、政府有关部门特别是上级主管部门发给商会的文件、函件等;

      (五)函件资料:以商会及秘书处的名义,发出的所有函件、通知等;

      (六)组织相关活动的资料:业务洽谈、信息交流、座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料;

      (七)书刊资料:商会会刊、简报、光碟、宣传资料,刊载商会信息的报纸、杂志及其他信息资料;

       以上资料包括纸介质、磁介质及电子介质等载体形式。

       二、档案资料的搜集整理

      (一)本项工作由秘书处确定人员负责搜集整理和督促各部门搜集整理;

      (二)各分管专项工作的人员,负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档;

      (三)每年12月份,应将当年的工作资料汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。

       三、档案资料的管理使用

      (一)秘书处负责所有档案资料的管理,借出的须按时归还;

      (二)有关人员查询、复印使用档案资料的,应予登记;重要资料的查询和复印,应报秘书长、会长审批。

      (三)档案资料应确保不丢失、不损坏。



                              贵州省南充商会 

   二0一四年三月七日




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